Posting ini dipersembahkan untuk Anda dalam kemitraan berbayar dengan QuickBooks
Usaha kecil mengelola inventaris secara efisien dengan menyimpan stok yang cukup untuk memenuhi permintaan sambil menghindari kelebihan stok. Untuk melakukan hal ini, mereka melacak apa yang tersedia, apa yang terjual, dan kapan harus memesan ulang menggunakan aturan sederhana dan laporan rutin.
Perangkat lunak seperti QuickBooks dapat membantu usaha kecil mengelola inventaris dengan lebih akurat dan lebih sedikit upaya manual dengan mencatat pembelian dan penjualan, melacak tingkat stok, dan mengidentifikasi barang yang pergerakannya rendah atau lambat.
Kuncinya
- Manajemen inventaris yang efisien menghindari kehabisan stok dan kelebihan stok, sehingga membantu mengamankan arus kas.
- Sistem yang andal harus digunakan untuk menyimpan daftar item, pergerakan, dan aturan dasar pemesanan ulang
- QuickBooks dapat berfungsi sebagai sistem itu, membantu usaha kecil mengelola inventaris secara efisien
Apa itu manajemen inventaris untuk usaha kecil?
Manajemen inventaris yang efisien berarti memenuhi permintaan pelanggan dengan pemborosan uang, waktu, dan ruang yang minimal. Dalam praktiknya, ini berarti melacak stok dengan benar, memahami item mana yang bergerak lebih cepat atau lebih lambat dibandingkan item lainnya, dan menetapkan aturan sederhana tentang kapan harus memesan ulang dan menyimpan banyak inventaris di rumah.
Tujuannya adalah untuk mencegah kehabisan stok dan kelebihan stok, sekaligus menjaga proses tetap terkendali untuk tim kecil.
Bagaimana mengelola inventaris secara efisien
- Putuskan item mana yang perlu dilacak: Mulailah dengan berfokus pada produk yang mendorong sebagian besar penjualan Anda atau yang sulit dikonversi. Kesalahan terkait item ini akan berdampak terbesar pada arus kas dan kepuasan pelanggan Anda.
- Siapkan daftar inventaris yang jelas dengan detail inventaris dasar: Berikan setiap item nama atau kode unik, satuan ukuran, dan kategori sederhana sehingga Anda dapat mengelompokkan item terkait saat meninjau stok dan penjualan. Di QuickBooks, informasi ini dapat ditemukan di daftar Produk dan Layanan.
- Pilih sistem yang andal untuk melacak kuantitas dan nilai: Anda dapat menggunakan spreadsheet, sistem manajemen inventaris khusus, atau perangkat lunak akuntansi dengan fitur manajemen inventaris. Beberapa paket QuickBooks (seperti Online Plus dan Online Advanced), memungkinkan Anda mengaktifkan inventaris (di Pengaturan) dan mengatur item sebagai inventaris, non-inventaris, atau layanan sehingga Anda dapat melacak apa yang Anda beli, jual, dan miliki.
- Selalu mencatat pembelian dan penjualan dalam sistem yang sama: Manajemen inventaris yang efisien bergantung pada pencatatan pergerakan stok secara tunggal dan konsisten. QuickBooks secara otomatis memperbarui jumlah dan entri akuntansi saat Anda memasukkan tagihan, faktur, dan tanda terima penjualan untuk item inventaris sehingga Anda tidak memerlukan spreadsheet stok terpisah. Ini juga akan memperbarui kuantitas pada pesanan pembelian untuk inventaris yang dipesan, tetapi belum diterima (dengan paket Plus dan Lanjutan).
- Tetapkan titik pemesanan ulang sederhana untuk memandu keputusan pembelian Anda: Titik pemesanan ulang adalah tingkat stok yang paling efisien untuk melakukan pemesanan baru dengan mempertimbangkan waktu tunggu dan keamanan stok. QuickBooks (pada paket Plus / Lanjutan) dapat menyimpan titik pemesanan ulang dan menandai item yang stoknya sedikit atau habis sehingga Anda dapat meninjaunya, memutuskan prioritas, dan membuat pesanan pembelian sebelum kehabisan.
- Gunakan laporan untuk mengidentifikasi pola dan menyesuaikan sesuai kebutuhan: Secara teratur meninjau barang mana yang terjual dengan cepat atau tumbuh lambat, dan berapa banyak uang tunai yang telah Anda tambahkan ke stok. Laporan inventaris dan penjualan QuickBooks dapat menunjukkan kepada Anda jumlah yang ada, item yang perlu dipesan ulang, dan nilai inventaris sehingga Anda dapat menyesuaikan ukuran pesanan atau membatalkan pesanan yang berkinerja buruk.
- Tinjau proses dan alat seiring pertumbuhan bisnis Anda: Seiring bertambahnya volume pesanan atau saluran penjualan, periksa apakah campuran spreadsheet, perangkat lunak, dan/atau aplikasi inventaris Anda saat ini masih berfungsi untuk bisnis Anda. Menskalakan bisnis, misalnya, dapat dimulai dengan sederhana dan kemudian mengintegrasikan QuickBooks dengan alat inventaris yang lebih khusus seiring dengan semakin kompleksnya kebutuhan mereka.
Prinsip utama manajemen inventaris yang efisien untuk usaha kecil
| prinsip | Contoh |
|---|---|
| Miliki pandangan yang tepat tentang apa yang Anda miliki | Pertahankan inventaris item tunggal dan lacak kuantitas dalam satu sistem master |
| Susun ulang pada waktu yang tepat, tidak terlalu dini atau terlambat | Tetapkan titik pemesanan ulang berdasarkan waktu tunggu dan permintaan; Gunakan daftar atau peringatan dengan stok rendah |
| Hindari menyalin data secara manual | Catat pembelian dan penjualan satu kali (gunakan formulir standar untuk keduanya jika Anda menggunakan QuickBooks) |
| Identifikasi hal-hal yang membantu atau merugikan arus kas | Tinjau laporan pergerakan cepat dan lambat serta nilai inventaris sebelum memesan ulang |
Tabel ini menunjukkan prinsip-prinsip manajemen inventaris yang efisien dan cara menerapkannya.
Kasus Penggunaan QuickBooks: Menerapkan Prinsip Manajemen Inventaris yang Efisien
Sebuah toko perlengkapan rumah kecil ingin menghindari rak dan kotak penyimpanan yang kosong. Pemiliknya memindahkan produk-produk utama dari spreadsheet Excel ke QuickBooks Online, yang sudah mereka gunakan untuk akuntansi bisnis kecil.
Mereka mengimpor inventaris produk dari spreadsheet, memilih jenis item inventaris, dan mencatat pembelian dan penjualan melalui formulir standar. Jumlah sekarang diperbarui secara otomatis, peringatan stok rendah memberi tahu pemilik kapan harus memesan ulang produk terlaris, dan laporan inventaris menyoroti jalur yang bergerak lambat untuk dikurangi atau ditutup.
Pemilik menghabiskan lebih sedikit waktu untuk penghitungan stok manual, yang berarti lebih banyak waktu untuk melayani pelanggan dan merencanakan masa depan bisnisnya.
Daftar Periksa: Menyiapkan manajemen inventaris di QuickBooks
- Pilih paket QuickBooks Online dengan fitur inventaris
- Aktifkan stok atau inventaris di pengaturan
- Impor produk dan layanan dari Excel atau CSV menggunakan data impor
- Impor pelanggan dan pemasok sehingga mereka siap untuk entri pembelian dan penjualan
- Tetapkan setiap item sebagai inventaris, non-inventaris, atau layanan berdasarkan cara Anda menggunakannya
- Catat pembelian dan penerimaan barang inventaris untuk jumlah yang akurat di tangan
- Catat semua penjualan persediaan menggunakan invoice atau kwitansi penjualan
- Tetapkan titik pemesanan ulang untuk item-item penting dan tinjau peringatan stok rendah secara berkala
- Hubungkan aplikasi e-commerce (seperti Shopify Connector) untuk menyinkronkan pesanan dan data terkait
- Jalankan laporan inventaris dan penjualan secara berkala untuk mendukung keputusan pemesanan dan harga
Praktik terbaik dan kendala
- Prioritaskan item yang berdampak tinggi: Lacak dan ulas buku terlaris sebelum mengkhawatirkan garis kecil.
- Jangan hanya mengandalkan ingatan saja: Gunakan titik pemesanan ulang yang telah ditetapkan sebelumnya, laporan rutin, atau peringatan otomatis alih-alih menebak-nebak kapan harus membeli.
- Hindari entri ganda: Pilih sistem untuk manajemen inventaris dan pastikan semua pembelian dan penjualan melaluinya.
- Tinjau laporan secara berkala, tidak hanya pada akhir tahun: Mengatasi kehabisan stok, kelebihan stok, dan barang usang.
- Perbarui proses Anda seiring pertumbuhan Anda: Seiring bertambahnya volume dan saluran, pertimbangkan untuk beralih dari spreadsheet ke sistem seperti QuickBooks, dan pertimbangkan untuk menghubungkan aplikasi inventaris khusus seiring penskalaan Anda.
Pertanyaan Yang Sering Diajukan Tentang Manajemen Inventaris
Apa arti manajemen inventaris yang efisien bagi usaha kecil?
Manajemen inventaris yang efisien berarti menyimpan stok yang cukup untuk memenuhi permintaan tanpa menghabiskan terlalu banyak uang tunai atau ruang penyimpanan. Untuk usaha kecil, hal ini biasanya melibatkan pelacakan jumlah, menetapkan titik pemesanan ulang dasar, meninjau pola penjualan, dan menggunakan perangkat lunak manajemen inventaris sehingga pembaruan akurat dan tidak bergantung pada ingatan satu orang.
Kapan sebaiknya usaha kecil beralih dari spreadsheet ke perangkat lunak manajemen inventaris?
Spreadsheet sederhana mungkin cukup jika Anda memiliki sejumlah kecil produk, satu atau dua saluran penjualan, dan volume pesanan rendah, selama Anda terus memperbaruinya. Seiring bertambahnya lini produk, pesanan, atau staf, perangkat lunak manajemen inventaris atau aplikasi inventaris khusus dapat mengurangi kesalahan dan pekerjaan manual.
Bagaimana QuickBooks dapat membantu manajemen inventaris yang efisien?
QuickBooks dapat membantu dengan melacak jumlah yang ada, item yang kekurangan berdasarkan tingkat pemesanan ulang, dan nilai stok sebagai bagian dari akun Anda saat Anda memilih paket yang menyertakan fitur inventaris. Ini menggabungkan perubahan stok dengan catatan pembelian dan penjualan sehingga Anda memiliki pandangan yang konsisten.
Konten ini dibayar oleh merek yang ditampilkan. Digital Trends bekerja sama dengan pengiklan untuk menyoroti produk dan layanan mereka kepada pembaca kami. Meskipun artikel ini informatif dan tidak mengandung opini, artikel ini menampilkan pemeriksaan fakta menyeluruh oleh tim kami untuk memastikan keakuratannya. Tim kemitraan kami yang berdedikasi membuat semua konten bermerek sendiri, bukan pengiklan luar. Untuk informasi lebih lanjut tentang pendekatan kami terhadap konten bermerek, klik di sini.
