Posting ini dipersembahkan untuk Anda dalam kemitraan berbayar dengan QuickBooks
Akses cloud berarti perangkat lunak akuntansi berjalan sepenuhnya online, dengan data disimpan di server jarak jauh, bukan di komputer lokal. Tim masuk melalui browser web untuk bekerja secara kolaboratif dari kumpulan data bersama secara real-time. Hal ini menghilangkan konflik versi, menghilangkan kebutuhan untuk mengirim file melalui email, dan memastikan bahwa semua orang melihat informasi yang sama.
QuickBooks Online juga menyertakan izin berbasis peran, pembaruan otomatis, dan enkripsi, menjadikan kolaborasi jarak jauh lebih konsisten dan aman.
Langkah-langkah utama
- Akses cloud memungkinkan tim bekerja secara real time dari lokasi mana pun
- Izin berbasis peran melindungi data keuangan sensitif
- Pembaruan otomatis menghilangkan kebutuhan akan pemeliharaan lokal
Apa itu akses cloud ke sistem akuntansi?
Akses cloud berarti perangkat lunak akuntansi berjalan sepenuhnya online, dengan data disimpan di server jarak jauh yang dikelola oleh penyedia perangkat lunak, bukan di satu komputer atau server kantor. Pengguna masuk melalui browser web atau aplikasi seluler dan bekerja dari kumpulan data bersama yang diperbarui secara real-time.
Penyedia bertanggung jawab atas pembaruan, pencadangan, patch keamanan, dan pemeliharaan infrastruktur. Hal ini menghilangkan kebutuhan akan transfer file manual atau manajemen versi dan memastikan bahwa tim yang terdistribusi selalu memiliki akses ke informasi keuangan yang konsisten dan terkini.
Cara Mengatur QuickBooks Online untuk Tim Jarak Jauh
- Pilih paket berlangganan yang tepat. Pilih paket QuickBooks Online yang mendukung jumlah pengguna yang dibutuhkan tim Anda dan menyertakan fitur yang Anda perlukan.
- Tunjuk administrator perusahaan. Tunjuk seorang administrator yang akan mengelola akun pengguna, izin, dan aplikasi yang terhubung.
- Buat akun pengguna dengan tingkat akses yang sesuai. Tambahkan setiap anggota tim dengan login mereka sendiri dan tetapkan izin berbasis peran yang sesuai dengan tanggung jawab mereka.
- Verifikasi kompatibilitas browser dan perangkat. Pastikan semua pengguna memiliki browser (misalnya Chrome, Firefox, Safari, Edge) dan koneksi Internet yang andal.
- Hubungkan rekening bank dan integrasi. Tautkan feed bank, pemroses pembayaran, dan platform perdagangan sehingga semua orang bekerja dari data transaksi yang sama.
- Migrasikan data yang ada jika perlu. Impor bagan akun, daftar pelanggan dan vendor, serta riwayat transaksi Anda jika Anda berpindah dari sistem lain.
- Aktifkan verifikasi dua langkah. Aktifkan autentikasi dua faktor bagi semua pengguna guna menambahkan lapisan keamanan penting untuk akses jarak jauh.
- Tinjau dan pantau log audit. Gunakan log audit bawaan untuk melacak aktivitas pengguna, memantau perubahan, dan menjaga pengawasan di seluruh tim terdistribusi Anda.
Tabel matriks izin
Izin berbasis peran mengontrol apa yang dapat dilihat dan dilakukan setiap anggota tim di QuickBooks Online.
| Peran pengguna | tingkat akses |
|---|---|
| Admin Perusahaan | Akses penuh ke pengaturan, pengguna, dan semua data keuangan |
| Pengguna standar | Entri dan peninjauan transaksi berdasarkan izin yang diberikan |
| Hanya laporan | Lihat laporan keuangan tanpa kemampuan mengedit |
| Hanya pelacakan waktu | Masukkan waktu dan pengeluaran tetapi tidak dapat mengakses data keuangan lainnya |
Contoh izin berbasis peran yang dapat diakses orang dengan QuickBooks Online
Contoh kasus penggunaan
Sebuah agen pemasaran dengan staf yang berlokasi di tiga kota menggunakan QuickBooks Online untuk pengelolaan keuangan. Pemegang buku di Manchester memasukkan faktur dan merekonsiliasi transaksi. Manajer keuangan di London meninjau dan menyetujui entri menggunakan izin berbasis peran. Pemilik agensi memantau arus kas melalui aplikasi seluler selama perjalanan.
Karena semua data disimpan dalam sistem berbasis cloud, tidak perlu mengirim spreadsheet melalui email, menunggu file diunggah, atau bekerja dari informasi yang sudah ketinggalan zaman. Ketika pemegang buku memperbarui faktur, manajer segera melihat perubahannya.
Daftar periksa integrasi
- Hubungkan feed bank untuk impor transaksi otomatis
- Tautkan pemroses pembayaran (misalnya PayPal, Stripe, Square) untuk pelacakan pendapatan
- Tambahkan integrasi e-niaga (misalnya Shopify, WooCommerce, Amazon) jika memungkinkan
- Sinkronkan manajemen pengeluaran dan alat pengambilan tanda terima
- Verifikasi bahwa data yang diimpor dipetakan dengan benar ke bagan akun Anda
- Verifikasi bahwa semua aplikasi yang terhubung menggunakan protokol autentikasi yang aman
- Jadwalkan peninjauan rutin terhadap log aktivitas integrasi dan laporan kesalahan
Praktik terbaik dan kendala
- Tetapkan login individual untuk setiap anggota tim alih-alih berbagi kredensial
- Tinjau dan perbarui izin setiap kali anggota tim berganti peran atau keluar
- Aktifkan autentikasi dua faktor untuk semua pengguna yang menangani data keuangan
- Selalu perbarui browser dan sistem operasi untuk menjaga keamanan dan kompatibilitas
- Latih staf tentang cara menggunakan log audit untuk melacak perubahan dan mengidentifikasi perbedaan
FAQ Buku Cepat
Apa perbedaan QuickBooks Online dengan menggunakan QuickBooks Desktop dari jarak jauh?
QuickBooks Online berjalan sepenuhnya di browser dengan data yang disimpan di server cloud Intuit. Beberapa pengguna dapat bekerja secara bersamaan dengan perubahan yang terlihat secara real time. QuickBooks Desktop memerlukan instalasi lokal di setiap komputer dan akses jarak jauh biasanya memerlukan perangkat lunak desktop jarak jauh atau layanan hosting pihak ketiga. Versi desktop memerlukan berbagi file manual atau konfigurasi jaringan untuk akses multi-pengguna, sementara QuickBooks Online menanganinya secara otomatis.
Apakah QuickBooks Online aman untuk pekerjaan akuntansi jarak jauh?
Ya, bila dikonfigurasi dengan benar. Intuit menggunakan enkripsi TLS standar industri untuk melindungi data saat transit dan saat disimpan. Platform ini mencakup prosedur login yang aman, pembaruan keamanan otomatis, dan log audit yang mencatat semua tindakan pengguna. Untuk meningkatkan keamanan, tim harus mengaktifkan autentikasi dua faktor, menggunakan kata sandi unik yang kuat, dan meninjau izin akses secara berkala.
Bisakah banyak orang bekerja secara bersamaan di QuickBooks Online?
ya QuickBooks Online mendukung akses simultan oleh banyak pengguna, dengan perubahan disinkronkan secara real time di semua sesi. Izin berbasis peran menentukan apa yang dapat dilihat atau diedit oleh setiap pengguna, mencegah perubahan yang bertentangan dan mengurangi risiko modifikasi data yang tidak disengaja.
Apakah tim jarak jauh memerlukan perangkat lunak tambahan untuk menggunakan QuickBooks Online?
Tidak diperlukan perangkat lunak akuntansi tambahan. QuickBooks Online berjalan sepenuhnya di browser web, jadi tim hanya memerlukan perangkat yang didukung dan koneksi Internet. Namun, banyak organisasi menerapkan alat keamanan tambahan seperti pengelola kata sandi untuk penyimpanan kredensial atau VPN untuk koneksi jaringan yang aman sebagai bagian dari kebijakan kerja jarak jauh mereka yang komprehensif.
Konten ini dibayar oleh merek yang ditampilkan. Digital Trends bekerja sama dengan pengiklan untuk menyoroti produk dan layanan mereka kepada pembaca kami. Meskipun artikel ini informatif dan tidak mengandung opini, artikel ini menampilkan pemeriksaan fakta menyeluruh oleh tim kami untuk memastikan keakuratannya. Tim kemitraan kami yang berdedikasi membuat semua konten bermerek sendiri, bukan pengiklan luar. Untuk informasi lebih lanjut tentang pendekatan kami terhadap konten bermerek, klik di sini.
