Tim saat ini sering kali terdiri dari orang-orang dari kantor yang sama, orang yang bekerja jarak jauh di zona waktu yang sama, dan orang-orang yang tersebar di seluruh dunia.
Meskipun pengaturan ini menawarkan fleksibilitas, hal ini juga dapat menimbulkan gesekan dan berdampak buruk pada produktivitas individu.
Kepala Produk Trello di Atlassian.
Faktanya, lebih dari separuh karyawan melaporkan merasa tidak produktif karena prioritas yang salah, tujuan yang tidak jelas, dan komunikasi yang tersebar.
Yang lebih buruk lagi, rekan kerja yang tidak terorganisir dapat membuat anggota tim lainnya terpuruk—lebih dari 50% karyawan mengatakan bahwa mereka harus bekerja ekstra untuk mengatasi kekacauan yang dilakukan orang lain.
Efek riaknya nyata dan membakar banyak orang.
Untuk membangun tim hybrid yang lebih baik, kita perlu membantu individu tetap mengendalikan pekerjaan mereka dan mendapatkan kejelasan tentang pekerjaan mereka. Hal ini membutuhkan perubahan pola pikir dan penggunaan teknologi yang lebih cerdas.
Berikut lima cara alat produktivitas pribadi berevolusi untuk mendukung fokus, mengurangi kekacauan daftar tugas, dan membantu orang melakukan pekerjaan terbaik mereka, di mana pun dan kapan pun mereka bekerja.
1. Gunakan perluasan aplikasi (dan permudah pencarian tugas Anda di dalamnya)
Dalam pengaturan hibrid, tim sering kali menggunakan alat yang berbeda secara default berdasarkan lokasi, fungsi, atau zona waktu. Bukan hal yang aneh jika satu tim menggunakan slack sementara tim lain memanfaatkannya. Proliferasi aplikasi adalah hal yang ideal – bukan kegagalan.
Masalahnya bukan pada terlalu banyak alat. Tugas dan prioritas terkubur di dalamnya. Alih-alih melawan penyebaran aplikasi, alat produktivitas generasi berikutnya menunjukkan hal-hal yang perlu dikerjakan sehingga orang tidak membuang waktu untuk mencari item tindakan yang tersebar di berbagai tempat.
Hasilnya? Lebih sedikit pergulatan mental, lebih banyak waktu yang dihabiskan untuk benar-benar melakukan pekerjaan.
2. Biarkan orang mengatur dengan caranya sendiri
Setiap orang memiliki gaya kerjanya sendiri, namun banyak alat yang memaksa pengguna melakukan alur kerja yang kaku. Itu tidak mencerminkan kenyataan. Lebih dari separuh pekerja pengetahuan mengakui bahwa metode organisasi mereka mungkin tampak kacau bagi pihak luar, namun mereka sangat yakin bahwa pendekatan ini akan berhasil bagi mereka.
Beberapa orang berpikir dalam daftar. Di papan berkode warna lainnya. Beberapa menyukai label dan filter, sementara yang lain hanya menginginkan yang bersih. Jadi fleksibilitas itu penting. Alat produktivitas harus beradaptasi dengan cara berpikir alami orang, bukan sebaliknya.
3. Gunakan AI untuk meninggikan, bukan mendominasi
AI dapat meningkatkan produktivitas pribadi, namun hanya jika diterapkan dengan bijaksana. AI yang terasa kikuk atau terlalu rumit membuat orang tidak tertarik.
Alat produktivitas pribadi terbaik menggunakan AI seperti Seasoning: cukup untuk meningkatkan pengalaman, tanpa membebaninya. Ini mungkin berarti mengeluarkan tugas yang harus dilakukan dari email yang panjang, secara otomatis mengkategorikan tugas yang harus dilakukan, atau mendorong pengguna ketika tenggat waktu semakin dekat.
Ketika AI terasa seperti keajaiban, orang sebenarnya ingin menggunakannya.
4. Mendorong praktik produktivitas modern (misalnya timeboxing)
Salah satu penghambat produktivitas terbesar dalam tim hybrid adalah ketidakjelasan batas antara “kerja mendalam” dan “waktu kolaborasi”. Dalam tim global, seseorang selalu online, dan tekanan untuk merespons dengan cepat tidak pernah berhenti.
Itu sebabnya alat bukanlah satu-satunya hal yang membentuk produktivitas—kebiasaan juga penting. Aplikasi yang paling bermanfaat adalah aplikasi yang mendukung cara kerja yang lebih cerdas, seperti timeboxing (menyisihkan blok waktu tertentu untuk tugas tertentu), yang semakin populer dalam beberapa tahun terakhir.
Dalam eksperimen terbaru yang dilakukan oleh Atlassian, sebuah tim yang tersebar secara global yang terdiri dari 12.000+ karyawan, kami menemukan bahwa 68% mencapai lebih banyak kemajuan ketika mereka mengatur waktu kalender mereka, dan kejelasan tujuan meningkat sebesar 55%.
Ketika Anda menyusun hari Anda untuk menyelesaikan tugas-tugas yang paling penting, Anda – secara sengaja – mengidentifikasi tugas Anda yang paling penting.
Fitur seperti penjadwalan drag-and-drop atau kalender visual pada alat produktivitas dapat membantu orang tetap pada jalurnya dan mempertahankan fokus mereka, terutama di lingkungan dengan gangguan tinggi dan peralihan konteks yang terjadi secara konstan.
Orang yang terorganisir akan membentuk tim yang lebih baik
Jika kita ingin meningkatkan kinerja tim, kita perlu membekali individu dengan alat yang membantu mereka tetap fokus pada prioritas utama mereka. Hal ini tidak berarti mengejar “sistem sempurna” yang bersifat mitos – hal ini berarti menawarkan alat yang fleksibel dan dilengkapi dengan AI yang mendukung cara kerja manusia.
Ketika orang merasa terorganisir, mereka bekerja lebih baik. Dan kapan semua orang di tim merasakan hal ini? Inilah saatnya keajaiban sesungguhnya terjadi.
Kami telah memperkenalkan platform intelijen bisnis terbaik.
Artikel ini dibuat sebagai bagian dari saluran Expert Insights TechRadarPro tempat kami menampilkan para pemikir terbaik dan tercemerlang di industri teknologi saat ini. Pandangan yang diungkapkan di sini adalah milik penulis dan belum tentu milik TechRadarPro atau Future plc. Jika Anda tertarik untuk berkontribusi, pelajari lebih lanjut di sini:
